Như các bạn đã biết, chiến lược của một công ty không chỉ là Marketing. Marketing thôi thì không đủ, nó chỉ là một phần trong việc phát triển của một doanh nghiệp. Có một quy trình chúng ta đụng đến nó hàng ngày, hàng giờ nhưng ít khi được nhắc đến. Đó là quy trình thu mua hàng hóa, sản phẩm. Việc thu mua sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu quyết định phần lớn sự thành công hoặc thất bại của các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Vì vậy, nó cũng phải có một quy trình hẳn hoi cho vấn đề lựa chọn sản phẩm, lựa chọn nhà cung ứng,…
Thu mua hàng hóa phải có kỹ năng và tố chất kinh doanh
Kỹ năng thu mua hàng hóa, sản phẩm (Purchase)
Thu mua hàng không chỉ là lựa chọn sản phẩm giá rẻ mà còn phải có chất lượng, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, đảm bảo sản phẩm đầu vào tốt thì đầu ra của doanh nghiệp với bền vững được.
Khi xác định được các vật tư, sản phẩm hàng hóa, nguyên vật liệu (NVL), nhân viên cung ứng sẽ tìm hiểu và nghiên cứu lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với các mặt hàng, NVL.
Để đứng được dưới danh nghĩa là một người làm trong lĩnh vực thu mua sản phẩm thì bạn phải có “tố chất” và năng khiếu về kinh doanh, quản lý tài chính và các kỹ năng mềm như khả năng đàm phán, giao tiếp với đối tác, am hiểu thị trường trong nước và quốc tế về sản phẩm, hàng hóa mình cần mua và cũng phải nắm các thông tin kinh tế khác có liên quan gián tiếp đến công việc của mình. Ngoài ra, bạn phải luôn là người có sáng tạo, tư duy và luôn đổi mới hoàn thiện mình.
Các kỹ năng thu mua truyền thống là nền tảng cho quá trình mua sắm. Kỹ năng mua sắm truyền thống như các vấn đề về quản lý hợp đồng, quản lý tài chính, giảm thiểu chi phí phát sinh và đàm phán.
Để có một kỹ năng tốt trong vấn đề thu mua sản phẩm, NVL, bạn phải biết kết hợp các kỹ năng thu mua truyền thống với các kỹ năng quản lý tốt mối quan hệ xã hội như “lắng nghe – giao tiếp – thấu hiểu – đồng cảm”.
Quy trình thu mua hàng hóa, sản phẩm
Quy trình thu mua và trả lại hàng hóa (nếu không đạt tiêu chuẩn)
Lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm
Với các loại vật tư, các lô hàng mới hoặc có giá trị lớn thì đội ngũ nhân viên cung ứng của doanh nghiệp phải tìm hiểu, nghiên cứu thật kỹ để chọn lựa nhà cung cấp. Không chỉ lựa chọn nhà cung cấp xong rồi thôi mà phải tìm hiểu thị trường để lọc ra được danh sách các thông tin nguồn cung ứng tiềm năng về lâu về dài cho doanh nghiệp.
Với sản phẩm hàng hóa, NVL được sử dụng thường xuyên thì đội ngũ nhân viên cần phải rà soát tiềm kiếm các nhà cung ứng cung cấp sản phẩm tốt nhất nhưng có chi phí thấp để đảm bảo vấn đề kinh phí và chất lượng sản phẩm đầu ra cho doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Để có sự lựa chọn tốt nhà cung ứng sản phẩm, thông thường có các giai đoạn sau:
- Giai đoạn khảo sát thông tin
- Tìm hiểu, thu thập thông tin các nhà cung ứng.
- Kiểm tra và xem xét hồ sơ lưu trữ của các nhà cung cấp. (đã có thông tin)
- Tra cứu các thông tin trên báo chí, tạp chí, internet,…
- Gặp gỡ các nhà cung cấp, các khách hàng đã sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp đó để tìm hiểu về thông tin,…
- Lựa chọn nhà cung ứng
- Tổng hợp thông tin đã được khảo sát. Phân tích và xử lý đánh giá ưu điểm, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
- So sánh giữa các nhà cung cấp và xem thử nhà cung cấp nào phù hợp với tiêu chuẩn và chất lượng mình đặt ra.
- Thẩm định lại các thông tin đã tổng hợp và xử lý bằng cách thăm trực tiếp các nhà cung cấp.
- Cuối cùng là chọn nhà cung cấp chính thức sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp.
- Đàm phán, ký kết hợp đồng, tạo mối quan hệ thân thiết để làm nền tảng về lâu dài trong kinh doanh cũng như trong xã hội
- Sau khi ký kết các hợp đồng cung ứng sản phẩm, NVL cần phải thực hiện tốt các điều kiện trong hợp đồng về pháp lý cũng như về mối quan hệ xã hội. Trong giai đoạn này phải luôn theo sát, theo dõi đánh giá sản phẩm, NVL, nhà cung cấp đã chọn liên tục.
- Nếu giai đoạn này đạt tất cả yêu cầu thì đặt mối quan hệ dài lâu và mật thiết hơn.
- Nếu không đạt yêu cầu thì phải lựa chọn lại nhà cung cấp khác nhưng cũng không nên làm mất đi mỗi quan hệ với nhà cung cấp hiện tại.
Thiết lập đơn hàng, NVL và ký hợp đồng cung cấp sản phẩm
Quy trình thiết lập vào ký kết hợp đồng:
Người mua lập đơn đặt hàng à Đàm phán à Ký kết hợp đồng cung ứng.
Với việc đàm phán thì có thể đàm phán thông qua giao dịch bằng fax, email, thư,… hoặc gặp mặt trực tiếp để đàm phán. Thông thường với các đơn hàng lớn và có giá trị thì người mua sẽ gặp mặt trực tiếp với đối tác để làm viêc, đàm phán để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Các thông tin cơ bản cần có trong đơn đặt hàng bao gồm:
- Tên công ty và địa chỉ (doanh nghiệp mua hàng).
- Ký hiệu, số mã đơn đặt hàng.
- Thời gian lập đơn.
- Thông tin công ty và địa chỉ (nhà cung cấp sản phẩm, NVL).
- Tên sản phẩm, quy cách và chất lượng của sản phẩm sẽ mua.
- Số lượng
- Đơn giá nhập mua
- Địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng.
- Số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp.
- Những người liên quan ký tên, đóng dấu xác thực.
Các thông tin cơ bản trong hợp đồng thông thường bao gồm:
- Đối tượng hợp đồng: bao gồm hàng hóa, dịch vụ , khối lượng, giá trị quy ước,… do 2 bên thỏa thuận.
- Chất lượng sản phẩm, quy cách, chuẩn loại.
- Giá cả.
- Điều kiện bảo hành (nếu có)
- Điều kiện nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
- Phương thức thanh toán.
- Trách nhiệm 2 bên liên quan khi một trong hai vi phạm hợp đồng cung ứng.
- Các thỏa thuận khác có liên quan.
Thực hiện hợp đồng sau khi ký kết
Công việc để thực hiện hợp đồng cung ứng:
- Nhận hàng do nhà cung cấp giao đến.
- Kiểm tra các thông số, các thông tin về hàng hóa từ nhà cung cấp so với đơn hàng.
- Giám sát hàng dỡ xuống từ các phương tiện vận chuyển.
- Kiểm tra hàng hóa được bàn giao.
- Xác nhận vào các chứng từ liên quan.
- Đánh mã cho hàng hóa, sản phẩm, NVL trước khi nhập quản lý kho.
Nhập kho sản phẩm và bảo quản, cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu
- Sau khi tiếp nhận sản phẩm cho tiến hành nhập kho và bảo quản.
- Cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý kho để lưu thông tin.
- Cung cấp sản phẩm, NVL, hàng hóa cho bộ phận, phòng ban có nhu cầu sử dụng.
